English
Správné archivování účetních dokladů a dokumentů je klíčovým prvkem pro úspěšné a bezproblémové řízení podniku. Zákony o účetnictví a daních stanovují specifické lhůty a požadavky na archivaci různých druhů dokumentů. V tomto článku se podíváme na klíčové informace ohledně archivace účetních dokladů, daňových dokladů DPH, dokumentů z oblasti personalistiky a dalších dokumentů.
Účetní doklady mohou mít dle zákona o účetnictví podobu listinou, technickou či smíšenou. Podle § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů musí podnikatel archivovat účetní doklady po skončení účetního období. Tyto lhůty zahrnují:
* účetní závěrka, výroční zpráva - 10 let
* účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy - 5 let
* účetní záznamy - 5 let
* odpisové plány – 5 let po ukončení odpisování
U odpisových plánů je třeba uchovávat i podklady k odpisovému plánu, tj. zejména faktury na nákup majetku. Zejména u nemovitostí, které se odepisují 30 nebo 50 let, je tak doba archivace velmi dlouhá.
Plátci daně z přidané hodnoty (DPH) musí pamatovat na archivaci daňových dokladů. Podle § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů je povinné archivovat tyto doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období.
Zaměstnavatelé jsou povinni vést odpovídající personální evidenci podle § 35a zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů. Archivovat je třeba:
* stejnopisy evidenčních listů - 3 roky
* mzdové listy, účetní záznamy pro důchodové pojištění - 45 let (u mzdového listu poživatele starobního důchodu pouze 10 let)
* seznamy společníků, členů orgánů, dozorčí rady a přehled neodvedených pojistných - 6 let (nebo 3 roky po zaplacení dlužného pojistného)
Každý podnikatel zapsaný do obchodního rejstříku nese dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, , ve znění pozdějších předpisů závazky ohledně archivace a umožnění výběru z archiválií, zejména u dokumentů strategické povahy.
Lhůty pro archivaci se vždy počítají od 1. dne roku následujícího po roce, kterého se dokumenty týkají. Alternativně se lhůty počítají od 1. dne po konci účetního období, na které se dané dokumenty vztahují.
Podnikatel může skartovat dokumenty až po uplynutí řádných skartačních lhůt, které nejsou podléhány zkrácení. Dokumenty, které hrají roli v soudním řízení, mohou být skartovány až po definitivním uzavření případu nebo po uplynutí účetního období následujícího po období, ve kterém byly závazky splněny nebo pohledávky uhrazeny. Toto ovšem platí za podmínky, že uplynula i řádná skartační lhůta.
Před skartací je povinností podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku nabídnout oblastnímu archivu dokumenty s trvalou hodnotou. Proces skartace začíná zpracováním skartačního návrhu, který obsahuje soupis dokumentů určených k likvidaci. Tento návrh je doplněn průvodním dopisem a odeslán příslušnému státnímu archivu. Každý dokument určený k likvidaci je označen skartačními znaky. Státní archiv poté vybere archiválie a vytvoří protokol o skartaci. Součástí tohoto protokolu je povolení k zničení dokumentů, které nemají trvalou hodnotu, a u nichž uplynula skartační lhůta.
